Абзац с отступом и иконкой в гугл-доках

Виталий Филатов — Sun, 18 Jul 2021 18:39:19 +0500

Иногда в текст нужно добавить примечание с отступом и иконкой. Это проще всего сделать списком с маркером-эмодзи:

Выделяем текст примечания и делаем его маркированным списком.

Кликаем правой клавишей по маркеру списка и выбираем «Другие маркеры».

В окне «Вставка специальных символов» ищем эмодзи по категориям или в строке поиска по ключевым словам в названии. Например, bulb (лампочка). Кликаем по нужному значку, он становится маркером списка.

Если потребуется второй абзац уже без иконки, отбейте тест вправо кнопкой «Увеличить отступ». По умолчанию он равен отступу списка.

Расстояния до основного текста настраиваются в «Формат → Межстрочный интервал → Настройка интервалов». Посмотрите, какие интервалы у обычного абзаца и добавьте примечанию 2—3 пункта сверху и снизу.

Для справки ещё два способа, но не таких удобных.

Можно сдвинуть текст вправо, поставить эмодзи в начало строки, отбить пробелами и вынести за границу абзаца отступом. Но бывает сложно совместить начало строки с левой границей абзаца. Списки настраивать проще.

Точные отступы абзацев и строк настраиваются в «Формат → Выравнивание и отступы», но если вы потом замените значок, всё может немного съехать.

Ещё вариант сделать таблицу с двумя ячейками, в первую сунуть значок, во вторую — текст, выровнять ширину и скрыть рамку. Но это ~~изврат~~ громоздко и работать с таблицами в гугл-доке муторно.

Как вас подведут картинки из гугл-доков

Виталий Филатов — Mon, 22 Jun 2020 03:04:01 +0500

Никогда не вставляйте в блог, рассылку или базу знаний текст с картинками из гугл-дока. Эти картинки вставляются только по URL, и если исходный документ удалить, картинки тоже пропадут. Сохраняйте исходники и загружайте изображения отдельно. Восстановить их из удалённого документа не получится.

UPD. В письма тоже не вставляйте.

Для начала три истории из моей практики.

Как бывает: в компании всё пишут в гугл-доках. Маркетолог готовит статью с фотографиями, публикует её в корпоративном блоге, через полгода увольняется, а ещё через год кто-то заходит в статью и видит битые ссылки. Фотки приходится искать в архиве, заново обрабатывать и заливать.

Или менеджер заливает в базу знаний инструкцию со скриншотами редких состояний. Скрины вдруг таинственно исчезают и оказывается, что их копировали сразу в уже удалённый документ, исходников не осталось, и всё приходится делать заново. Это особенно муторно, когда инструкция описывала сбор финансовых отчётов или управление базами данных, куда редактора не пускают. Приходится отвлекать компетентного сотрудника и заставлять его делать скриншоты вместо продуктивной работы.

Из рассылки пропадают картинки, хотя они точно были в согласованных черновиках и в макете. Исходники восстанавливают, но заменить ссылки на картинки в уже отправленном письме невозможно. Выпуск рассылки остаётся с битыми картинками.

Причины подобных ситуаций в неочевидной особенности работы гугл-доков с изображениями.

Гугл-док это веб-страница, которая хранит текст с оформлением и адреса картинок. Файлы картинок хранятся где-то в недрах Гугла и напрямую недоступны: их нельзя скопировать и вставить, как в Ворде.

При копировании гугл-док отдаёт в буфер обмена html-код с текстом и адресами картинок. Сами картинки в новое место не копируются, а остаются в хранилище Гугла. Визуальный редактор Мейлчимпа или блога распознаёт разметку и отображает картинки, словно они перенеслись вместе с текстом. Кажется, что всё в порядке.

Результат вставки в Мейлчимп, блог на Ghost и самописный скрипт для чистки гугл-доков. В коде выделен адрес картинки, ведущий куда-то в Гугл

Картинки остаются на месте только пока документ жив. Но если автор удалит документ за ненадобностью, его отключат от корпоративного домена Гугл Сьют или дата-центр Гугла заденет хвостом комета, документ исчезнет, а вместе с ним и картинки. Восстановить их будет невозможно.

При отключении пользователя Гугл Сьют адреса его документов протухают, даже если админ назначит документам нового владельца.

Чтобы картинки не зависели от гугл-дока, вставляйте их отдельно. Если визуальный редактор блога или базы знаний не умеет загружать и вставлять картинки при перетаскивании, придётся заливать их в облачное хранилище или публичную папку на сервере и вставлять по URL. Это хлопотно, но зато вы ничего не потеряете.

Сохраняйте исходники картинок. Давайте файлам осмысленные имена и подписывайте картинки в документе, чтобы не путаться на вёрстке.

Удобно подписывать картинки полным адресом. Это упрощает перенос текста в Конфлюенс. Теперь туда картинки из гугл-доков, к счастью, не попадают, приходится вставлять руками. С подписями это проще: идёте по тексту и копируете адреса в диалог вставки изображений. Можно написать скрипт и вставлять всё автоматом.

Изображение и его полный адрес на сервере

Проверяйте адреса картинок в опубликованных постах и страницах, особенно если работаете со сторонним автором. Если в адресах есть что-то про Гугл, просите исходники, копируйте их к себе на сервер и настаивайте, чтобы автор вставил картинки вашими ссылками или вложениями, если блог или база знаний так умеют.

Соблюдайте эти простые советы, и ваш редактор не будет вопить, из-за того, что в иллюстрированной инструкции трёхлетней давности вдруг пропали скриншоты.

Комментарии в ВК

Хтонического ворона в начале статьи нарисовала Ulv Vind. Его зовут Эдгар.

Виталий Филатов: заметки с тегом гугл-доки

Абзац с отступом и иконкой в гугл-доках

Как вас подведут картинки из гугл-доков